Pivotal Wines ("we", "us"), KVK 86018167, based in Bussum, North Holland, Netherlands. Contact: info@pivotalwines.nl.
Newsletter sign-up: your email address, submitted voluntarily via the "Get Access" form, so we can send you news about new arrivals and early access. Legal basis: your consent — you can unsubscribe at any time.
Orders: your name, email address, phone number, delivery address, and — for business/invoice orders — company name, KVK number and BTW (VAT) number. This is submitted when you place an order through checkout. For invoice orders, this is an enquiry: we confirm it manually, typically within one business day, before any contract is formed. For iDEAL/Card orders, payment is processed instantly through our payment provider, Mollie, and the contract forms at that point. Legal basis: performance of a contract, or steps taken at your request prior to entering into one.
Contact form: your name, email address and message, submitted voluntarily via the Contact page. Legal basis: your consent, to respond to your enquiry.
We do not collect or store payment card details ourselves. For iDEAL/Card payments, you are securely redirected to our payment provider, Mollie, who processes the payment directly — we never see or store your card number, expiry, or CVC. For invoice orders, payment is arranged directly with you (e.g. bank transfer) once we confirm your order.
Order details, and newsletter sign-ups, are stored securely in our website's own WordPress database, and a copy is also sent by email to our own inbox. No third-party form-processing service is used for this data. Payment itself, for iDEAL/Card orders, is handled directly by Mollie — see Mollie's own privacy policy for how they process payment data; we never receive or store your card details. Access to stored data is limited to Pivotal Wines.
Order data is kept for as long as needed to fulfil your order, then for the statutory Dutch bookkeeping retention period (currently 7 years) where it forms part of our financial administration. Newsletter sign-ups are kept until you unsubscribe, or for a maximum of 12 months.
We do not sell or share your data for marketing purposes. Data may be shared with logistics or warehousing partners solely to fulfil an order, and with Dutch tax authorities where legally required (e.g. excise and VAT administration).
Strictly necessary technical mechanisms are used to remember your chosen language and shopping cart while you browse — these do not identify you personally and are not shared with anyone. This website also uses Google Analytics and Google Ads conversion tracking, loaded via Google Tag Manager, to understand site usage and measure the effectiveness of our advertising. These non-essential cookies only run after you give consent through the cookie banner shown when you first visit the site; you can review or withdraw your consent at any time via the cookie settings link in the footer. See our full Cookie Policy for a complete list of cookies and their purposes.
Under the GDPR/AVG, you have the right to access, correct, or request erasure of your personal data, to restrict or object to its processing, and to data portability. You also have the right to lodge a complaint with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens). To exercise any of these rights, contact us at the address above.
We may update this policy as the website and business evolve. The date at the top reflects the last update.
Pivotal Wines ("wij", "ons"), KVK 86018167, gevestigd in Bussum, Noord-Holland, Nederland. Contact: info@pivotalwines.nl.
Nieuwsbrief-aanmelding: uw e-mailadres, vrijwillig ingevuld via het "Krijg Toegang"-formulier, zodat we u nieuws kunnen sturen over nieuwe aanwinsten en vroege toegang. Rechtsgrondslag: uw toestemming — u kunt zich op elk moment afmelden.
Bestellingen: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, bezorgadres en — voor zakelijke/factuurbestellingen — bedrijfsnaam, KVK-nummer en BTW-nummer. Dit wordt verstuurd wanneer u een bestelling plaatst via de checkout. Voor factuurbestellingen is dit een aanvraag: wij bevestigen deze handmatig, doorgaans binnen één werkdag, voordat er een overeenkomst tot stand komt. Voor iDEAL/kaartbestellingen wordt de betaling direct verwerkt via onze betalingsverwerker Mollie, en komt de overeenkomst op dat moment tot stand. Rechtsgrondslag: uitvoering van een overeenkomst, of stappen op uw verzoek voorafgaand aan het sluiten daarvan.
Contactformulier: uw naam, e-mailadres en bericht, vrijwillig ingevuld via de contactpagina. Rechtsgrondslag: uw toestemming, om op uw vraag te reageren.
Wij verzamelen of bewaren zelf geen betaalgegevens. Bij iDEAL/kaartbetalingen wordt u veilig doorgestuurd naar onze betalingsverwerker Mollie, die de betaling rechtstreeks verwerkt — wij zien of bewaren nooit uw kaartnummer, vervaldatum of CVC. Bij factuurbestellingen wordt de betaling rechtstreeks met u geregeld (bijv. bankoverschrijving) zodra we uw bestelling bevestigen.
Bestelgegevens en nieuwsbrief-aanmeldingen worden veilig opgeslagen in de eigen WordPress-database van onze website, en een kopie wordt ook per e-mail naar onze eigen inbox verzonden. Er wordt geen externe formulierverwerkingsdienst gebruikt voor deze gegevens. De betaling zelf wordt bij iDEAL/kaartbestellingen rechtstreeks door Mollie afgehandeld — zie het privacybeleid van Mollie voor hoe zij betaalgegevens verwerken; wij ontvangen of bewaren nooit uw kaartgegevens. Toegang tot opgeslagen gegevens is beperkt tot Pivotal Wines.
Bestelgegevens worden bewaard zolang nodig is om uw bestelling af te handelen, en daarna voor de wettelijke Nederlandse bewaartermijn voor de boekhouding (momenteel 7 jaar) voor zover het deel uitmaakt van onze financiële administratie. Nieuwsbrief-aanmeldingen worden bewaard tot u zich afmeldt, of voor maximaal 12 maanden.
Wij verkopen of delen uw gegevens niet voor marketingdoeleinden. Gegevens kunnen worden gedeeld met logistieke partners of opslagpartners, uitsluitend om een bestelling af te handelen, en met de Nederlandse belastingdienst waar wettelijk vereist (bijv. accijns- en btw-administratie).
Er worden strikt noodzakelijke technische mechanismen gebruikt om uw gekozen taal en winkelwagen te onthouden tijdens het browsen — deze identificeren u niet persoonlijk en worden met niemand gedeeld. Deze website gebruikt ook Google Analytics en Google Ads-conversietracking, geladen via Google Tag Manager, om websitegebruik te begrijpen en de effectiviteit van onze advertenties te meten. Deze niet-noodzakelijke cookies worden pas actief nadat u toestemming heeft gegeven via de cookiebanner die verschijnt bij uw eerste bezoek; u kunt uw toestemming op elk moment bekijken of intrekken via de cookie-instellingen link in de footer. Zie ons volledige Cookiebeleid voor een volledige lijst van cookies en hun doeleinden.
Onder de AVG heeft u het recht op inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens, op beperking van of bezwaar tegen de verwerking, en op gegevensoverdraagbaarheid. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Om een van deze rechten uit te oefenen, neemt u contact met ons op via bovenstaand adres.
We kunnen dit beleid bijwerken naarmate de website en het bedrijf zich ontwikkelen. De datum bovenaan geeft de laatste update weer.